VvE-bijdrage niet betalen: wat kan de VvE doen en wat zijn de gevolgen?

Elke maand betalen de eigenaren in een appartementencomplex hun bijdrage aan de VvE. Daarmee worden onder meer de verzekering en het schilderwerk betaald, en die rekeningen blijven komen als één eigenaar niet betaalt. Elke eigenaar draagt in beginsel in gelijke mate bij, tenzij de splitsingsakte anders bepaalt. De vergadering stelt de begroting vast en de bijdrage wordt meestal in twaalf maandelijkse termijnen vooraf betaald. Wordt een bedrag niet binnen zes maanden na vaststelling van de jaarrekening betaald, dan wordt het volgens de meeste modelreglementen omgeslagen over de overige eigenaren, die daarvoor een vordering krijgen op de wanbetaler. Ook de VvE-blijft het recht op verhaal nog behouden. Wat het reglement van uw VvE hierover bepaalt, leest u in dat reglement zelf.

Voor een bestuur is een betalingsachterstand daarom een probleem dat in de juiste volgorde moet worden aangepakt. Een aanmaning die niet klopt, kan voor de VvE nadelig uitpakken.

In deze blog leest u welke stappen de VvE neemt bij een eigenaar die de bijdrage niet betaalt, wanneer incasso zinvol is en welke fouten ervoor zorgen dat de VvE kosten niet terugkrijgt.

Stap 1: herinneren en het verzuim vaststellen

Veel betalingsachterstanden hebben een gewone oorzaak: een verkeerd rekeningnummer, een eigenaar die is verhuisd of een automatische incasso die is geweigerd. Begin daarom met een herinnering per mail of brief.

Volgens meeste modelreglementen moet de bijdrage maandelijks vooraf worden betaald, uiterlijk vóór de eerste van de maand. Bij te late betaling is meteen rente verschuldigd.

Betaalt de eigenaar daarna nog niet, dan komt het erop aan of hij juridisch in verzuim is. Staat in het reglement of in het besluit van de vergadering een vaste betaaldatum waarvan overschrijding verzuim tot gevolg heeft, dan is de eigenaar vanaf die dag in verzuim, ook zonder aanmaning. Is dat niet zo, dan moet de VvE hem eerst schriftelijk in gebreke stellen en een redelijke termijn geven om alsnog te betalen. Een brief met een betaaltermijn van veertien dagen, zoals hieronder beschreven, kan beide doelen dienen. Lees daarom eerst het reglement van uw VvE.

Vanaf het moment van verzuim is de eigenaar ook wettelijke rente verschuldigd over de achterstand.

Let ook op wat het reglement bepaalt over boetes en waarschuwingen. Soms moet het bestuur de eigenaar eerst schriftelijk waarschuwen voordat het juridische stappen zet.

Een eigenaar mag de bijdrage niet inhouden of verrekenen met een eigen vordering op de VvE, bijvoorbeeld omdat hij het niet eens is met een gebrek aan onderhoud. Ook een procedure om het besluit over de jaarrekening te laten vernietigen, schort de betalingsverplichting niet op.

Stap 2: in gebreke stellen met een veertiendagenbrief

Is de eigenaar een particulier, dan mag de VvE incassokosten pas in rekening brengen als de eigenaar in verzuim is en vergeefs is aangemaand om binnen veertien dagen te betalen. In die aanmaning moet staan welke gevolgen niet-betalen heeft, ook de incassokosten. De termijn gaat in op de dag na de aanmaning.

Zorg ervoor dat de brief de termijn van veertien dagen uitdrukkelijk noemt en het exacte bedrag aan incassokosten, berekend over alle openstaande vorderingen samen. Kunt u de ontvangstdatum bewijzen, bijvoorbeeld met een aangetekende brief, dan staat u sterker. Een brief die niet aan de eisen voldoet, kunt u niet achteraf herstellen: u moet opnieuw beginnen.

Stap 3: incasso door de VvE via incassobureau, advocaat of kantonrechter

Betaalt de eigenaar ook na de veertiendagenbrief niet, dan heeft de VvE drie routes: de vordering uit handen geven aan een incassobureau, een advocaat inschakelen of zelf dagvaarden bij de kantonrechter. Een incassoprocedure van een VvE tegen een eigenaar met een betalingsachterstand komt in de regel bij de kantonrechter terecht.

Veel reglementen bepalen dat de vergadering vooraf de incassoprocedure vaststelt of het bestuur machtigt een incassobureau in te schakelen. Heeft de vergadering het bestuur niet specifiek gemachtigd en bestaat er geen doorlopende procesvolmacht, dan kan het bestuur de zaak niet zomaar uit handen geven aan een advocaat of deurwaarder. Regel dit dus vooraf in een besluit. Kiest de VvE voor een incassobureau, kies dan een bureau dat is geregistreerd onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Een bestuur dat zelf incasseert, valt daar niet onder.

Heeft de VvE een vonnis, dan kan een deurwaarder dat vonnis laten uitvoeren. Dat kan door beslag te leggen op bijvoorbeeld de bankrekening, het inkomen of de auto van de eigenaar en, als het niet anders kan, op het appartement zelf.

Een procedure kost tijd en geld. Rekent een incassobureau meer dan u van de eigenaar mag terugvragen, dan kan het verschil bij de VvE blijven. Weeg dat af tegen de hoogte van de achterstand en de kans dat de eigenaar kan betalen.

Wie betaalt de achterstand bij verkoop van het appartement?

Verkoopt de eigenaar het appartement met een achterstand, dan zijn de koper en de voormalige eigenaar samen aansprakelijk voor de achterstand over het lopende en het voorafgaande boekjaar. Oudere achterstanden blijven voor rekening van de verkoper alleen. De aansprakelijkheid van de koper is beperkt tot het bedrag in de verklaring van de notaris. Het reglement kan hiervan afwijken. Controleer dit als koper en verkoper vóór de overdracht.

Bent u zelf achteropgeraakt?

Kunt u de bijdrage tijdelijk niet betalen? Neem dan contact op met het bestuur voordat de aanmaning komt. Een betalingsregeling kost de VvE minder dan een procedure en voor u blijven de extra kosten beperkt. Zo'n regeling kan meestal nog worden getroffen zolang de zaak niet bij een incassobureau ligt.

Veelgemaakte fouten

Te lang wachten met aanmanen: een achterstand van een paar maanden is voor een eigenaar vaak nog op te lossen, een achterstand van een jaar vaak niet meer. Hoe langer u wacht, hoe moeilijker de bijdrage te innen is.

Een aanmaning zonder correcte termijn: een brief zonder veertien dagen vanaf ontvangst, of zonder vermelding van de gevolgen, kan de incassokosten kosten. Een fout in de brief is niet achteraf te herstellen.

Verzuim aannemen zonder het reglement te lezen: of de eigenaar zonder aanmaning in verzuim is, hangt af van wat het reglement of het besluit zegt over de betaaldatum. Controleer dat voordat u een brief verstuurt.

Een incassobureau inschakelen zonder machtiging: veel reglementen vragen daarvoor vooraf toestemming van de vergadering. Controleer het reglement en leg het besluit vast.

Denken dat betwisten of verrekenen de betaling uitstelt: een eigenaar die het oneens is met de VvE, blijft de bijdrage verschuldigd. Inhouden of verrekenen mag niet. Ook een procedure tegen het jaarrekeningbesluit schort de betaling niet op.

Niet kunnen aantonen waarop de bijdrage is gebaseerd: betwist de eigenaar de vordering, dan moet de VvE kunnen laten zien welk besluit van de vergadering de bijdrage vaststelt en hoe het bedrag voor dit appartement is berekend. Houd de begroting, de notulen en het besluit bij de hand.

Heeft uw VvE een eigenaar die de bijdrage niet betaalt of bent u zelf aangemaand en twijfelt u of dat terecht is? Laat de aanmaning en het reglement beoordelen voordat u de volgende stap zet.